Értékáram elemzés (Value Stream Mapping) lépésről lépésre

értékáram kiemelt kép

Mi az értékáram jelentése?

Több néven is találkozhatunk vele. Én először a value stream kifejezést hallottam, majd később a magyar értékáram, néhány alkalommal értéklánc elnevezéssel találkoztam. Célszerűnek tartom első lépésben tisztázni, hogy mire gondolunk a különböző fogalmak alatt: Az értékáram azoknak a tevékenységeknek a sorozata, amelyeket a szervezet elvégez azért, hogy valamilyen ügyfélkérést/rendelést teljesítsen. Amennyiben azt gondolod, hogy neked nem kell ezzel foglalkoznod, mert nálatok nincs ilyen (értékáram), olvasd el a mondatot újra. Bárki, akinek van legalább egy ügyfele, rendelkezik értékárammal is. Rengeteg pénzt és energiát tudunk megspórolni, ha pontosan ismerjük és folyamatosan javítunk rajta.

Ebben a cikkben az alapokat nézzük meg és az a célom, hogy egyértelművé váljon az értékáram fogalma és feltérképezésével járó néhány fontosabb előny. Haladó lean harcosok a felvetéseikkel, kérdéseikkel Tornai Balázshoz forduljanak, remoteguru oldalon időpontot is tudnak foglalni a naptárában.

Értékáram elemzés készítése lépésről lépésre

Előzőekben tisztáztuk mi az értékáram, most nézzük hogyan tudunk betekintést nyerni a működésébe. Értékáram feltérképezés (value stream mapping) során vizualizáljuk az összes tevékenységeket, az információáramlást és az anyagmozgatást is, amik szükségesek az ügyfélkérés teljesítéséhez. Az anyagmozgatást szabad elvontan is értelmezni pl.: szoftverfejlesztési környezetben.

Nézzünk egy hétköznapi példát, amin keresztül megértjük a value stream lényegét és a feltérképezésének előnyei is egyértelművé válnak – legalábbis remélem :). Esetünkben egy olyan value streamről beszélünk, ami megmutatja, milyen lépések szükségesek ahhoz, hogy egy webshopból eljusson a termék az ügyfélhez. 

ábra: az Ügyfélről ne feledkezzünk meg!
  1. ábra: az Ügyfélről ne feledkezzünk meg!

Az első lépés viszonylag egyszerű: Az ügyfél legyen középpontban: fontos emlékeznünk rá, hogy miatta történik az egész folyamat. 

a tevékenységek és az információáramlást segítő rendszerek felvázolása
  1. ábra: a tevékenységek és az információáramlást segítő rendszerek felvázolása

Miután ügyfelünk a helyére került, nézzük meg a különböző tevékenységeket, amik szükségesek ahhoz, hogy elégedett legyen a megrendelő. Fontos azt is látnunk, hol történik az információáramlás. Példánkban szereplő értékáram lépései a következőképpen alakulnak:

  1.  Az áru beérkezése után a leltár során átveszik az árut a gyártótól, pontos leltár és minőségellenőrzés történik.
  2. A termékekről fotó készül.
  3. Retusáláshoz során igyekszünk maximalizálni az elkészült kép minőségét.
  4. A termékekhez elkészítik a megfelelő termékleírást.
  5. A terméket leírással és képpel együtt feltöltik a webshopba.
  6. A megrendelt termék becsomagolják és feladják a vevőnek.
  7. A táska kiszállításra kerül.

Jelenleg 2 rendszeren keresztül történik az információ áramlása:

  1. G suite-ban történik a leltárkezelés, google sheet segítségével, google drive-ba kerülnek a képek és a termékleírások is.
  2. Webshopan találkozik a termékkel az ügyfelünk, itt rendeli meg és itt van közte és az ügyfélszolgálat között az interakció. 

Ha sosem gondolkodtunk még el a folyamatainkon, akkor már az is jelentős segítség, hogy egymást után látjuk a különböző lépéseket és a rendszereket, ahol az információáramlás történik. Viszont ennél a pontnál még nem áll rendelkezésünkre elegendő információ ahhoz, hogy optimalizálni tudjuk a működésünket. Nézzük, hogyan tudunk ezen javítani.

A következő lépésben részletesen megnézzük a különböző folyamatok kapcsolódását és(!) az átadott munka minőségét. Ennél a lépésnél már részletesebb információkat gyűjtünk az értékáramról, amit íróasztal mögül nehéz megtenni. Ezért ehhez a lépéshez elengedhetetlen, hogy “kimenjünk” és a tereprem nézzük meg a különböző tevékenységeket, beszélgessünk a folyamatokban dolgozó munkatársakkal. A terepen való tapasztalatgyűjtés felvázolt formáját gemba sétának hívjuk. Annak, aki mesterien szeretné űzni javaslom a James Womack “Gemba séták” című könyvét. 

Fontos, hogy a gemba séta során felszínre kerüljenek a munka/termék/szolgáltatás áramlását nehezítő tényezők is. Felmerülhet a jogos kérdés, hogy mit is nevezünk áramlásnak. Esetünkben azt értjük tökéletes(!) áramlás alatt, amikor az adott folyamat elvégzéshez szükséges idő (ciklusidő, angol szakirodalomban process time, vagy cycle time) megegyezik az átfutási idővel (angolul lead time): példánknál maradva a retusáláshoz szükséges idő 3 óra és ez az idő megegyezik azzal, amíg megérkezik a feladat a retusálást végző kollégákhoz, és ő tovább is tudja adni a képeket. Webshopunk esetében a retusálási folyamat messze van az ideálistól: a ciklusidő 3 óra, viszont az átfutási idő 10 nap. Célszerű a helyszínen felderíteni az áramlást akadályozó tényezőket. Ami a retusálást illeti, jelenleg csak egy olyan munkatársunk van a cégnél, aki ezt el tudja végezni és folyamatosan sok feladat vár rá. Ebben az esetben a munkaterhelés az, ami a felvázoltak szerint akadályozza az áramlást. 

Miután felmértük az átfutási és a ciklusidőt is, megnézzük milyen minőségű munka kerül át egyik folyamatról a másikra. Ehhez vegyük figyelembe, hogy a képek hány %-a megy tovább hibamentesen (az értékáram egyik állomásáról sem jön visszajelzés hibát illetően). Retus esetében 90%-ról beszélünk. Ha megvagyunk az adatok begyűjtésével, egészítsük ki az értékáramról készült térképünket a megszerzett információval minden folyamat esetében, és azt is tüntessük fel az ábránkon hány feladat várakozik (a leanből a raktározési veszteségnek megfeleltethető veszteségtípus egyik forrása) az adott folyamatok előtt. 

Gemba séta során ezeket az adatokat érdemes begyűjteni a különböző folyamatokról 
  1. ábra: Gemba séta során ezeket az adatokat érdemes begyűjteni a különböző folyamatokról 
  1. ábra: Gemba séta után a részletes adatokkal ellátott értékáram térképünk

A tapasztalat azt mutatja, hogy ennél az állapotnál már pontosabb képünk van a működésükről, és valószínűleg több olyan pontot azonosítottunk, amivel jelentős javulást tudunk majd elérni,ha(!) változtatunk a működésen. Ugyanakkor a teljes képhez szükséges még látnunk az információ és anyagáramlást, továbbá az értékláncunk teljes teljesítményét a végponton, ami magában foglalja az összes folyamat és lépés ciklus és átfutási idejének arányát, illetve az átadott munkák minőségének lépésenkénti és végponti összesítését. Az eredmény első ránézésre sokszor kellemetlenül bénítóan hat. Ilyenkor különösen fontos egy tapasztalt facilitátor fellépése és jelenléte, aki többek között abban is segít, hogy információ elemek mellett ne menjünk el, és hatékonyabban találjuk meg azokat a következő lépéseket, amik a erőfeszítés/energiabefektetés tekintetében a leghasznosabbak lesznek. 

Teljes értékáram, ami megmutatja az információáramlást, az anyagmozgást és az értékáramunk valós teljesítményét.
  1. ábra: Teljes értékáram, ami megmutatja az információáramlást, az anyagmozgást és az értékáramunk valós teljesítményét. 

Remélem a cikk olvasása után közelebb kerültél ahhoz, hogy megértsd mi az értékáram, és miért fontos az, hogy valós képet kapjunk róla. Ha úgy érzed vannak a témával kapcsolatban megválaszolatlan kérdéseid, csekkold videónkat a témában, vagy jelentkezz értékáram elemzés képzésünkre.